Clôture de l'année scolaire
La clôture est le processus de fin d'année qui archive les élèves sortants, fait passer les élèves admis en classe supérieure, et gèle les données financières. Elle se déroule en deux étapes distinctes.
Prérequis — Checklist de clôture
Avant de lancer la clôture, HEMLE vérifie automatiquement que tout est en ordre.
La checklist indique l'état de chaque condition :
| Condition | Description |
|---|---|
| ✅ Décisions complètes | Tous les élèves ont une décision de fin d'année |
| ✅ Bulletins publiés | Tous les bulletins du dernier trimestre sont publiés |
| ✅ Frais vérifiés | Les soldes sont traités (soldés ou reportés validés) |
Traitez tous les blocages avant de procéder. La clôture ne peut pas être lancée tant que la checklist n'est pas validée.
Étape 1 — Clôture académique
Ce qu'il faut préparer
- Avoir créé la nouvelle année académique (dates de la prochaine rentrée)
- Avoir saisi toutes les décisions de fin d'année
Lancer la clôture
- Cliquez sur "Clôturer l'année académique"
- Sélectionnez la nouvelle année académique de destination
- Confirmez
Ce qui se passe automatiquement
| Décision élève | Action |
|---|---|
PROMOTED — Admis | Dossier annuel créé dans la classe supérieure de la nouvelle année |
REPEATING — Redoublant | Dossier annuel créé dans la même classe pour la nouvelle année |
GRADUATED — Diplômé | Dossier élève archivé — accessible dans les archives |
EXCLUDED — Exclu | Dossier élève archivé — accessible dans les archives |
TRANSFERRED — Transféré | Dossier élève archivé — accessible dans les archives |
L'année en cours passe en statut PAST. La nouvelle année devient CURRENT.
La clôture académique ne peut pas être annulée. Vérifiez toutes les décisions avant de confirmer.
Étape 2 — Clôture comptable
Cette étape est effectuée par le comptable / DAF, indépendamment de la clôture académique.
Ce que fait la clôture comptable
- Gèle les structures de frais de l'année — plus de modification possible
- Calcule le bilan financier définitif de l'année
- Génère le rapport financier final (consultable et exportable)
- Option
report des soldes: si activée, les montants impayés sont reportés sur la fiche de frais de la nouvelle année
Lancer la clôture comptable
- Cliquez sur "Clôturer comptablement"
- Choisissez : Reporter les soldes ou non
- Confirmez
Après la clôture
- Les élèves PROMOTED et REPEATING sont visibles dans la liste de la nouvelle année avec leur nouvelle classe
- Les élèves archivés sont consultables depuis Élèves → Archives
- Le rapport financier final est disponible dans l'historique de l'année passée
- La nouvelle année est active et prête pour les inscriptions
→ Consulter les archives : Anciens élèves & Archives